körlevél készítése

Gyakran előfordul, hogy több embernek hasonló, illetve csak részben eltérő tartalmú levelet szeretnénk küldeni. Az ilyen leveleket nevezzük körlevélnek. A Word Körlevél funkciója nagyban megkönnyíti az ilyen levelek elkészítését.

A körlevél készítésének lépései

A Wordben egy körlevél készítéséhez két dokumentumra van szükségünk. Az egyik a levél állandó szövegét, a másik a változó adatok listáját tartalmazza. Előbbit törzsdokumentumnak, utóbbit adatforrásnak nevezzük.

adatforrás létrehozása

A körlevél készítésének első lépése a változó adatok listáját tartalmazó táblázat létrehozása.

Ezt a táblázatot a már korábban megismert módon hozhatjuk létre, de használhatunk külső adatforrást, például Excel táblát is. A táblázat egy adatbázis táblához hasonlóan épül fel, az oszlopok az azonos típusú adatokat, a sorok a logikailag összetartozó információkat tartalmazzák. A táblázat oszlopait mezőknek, sorait rekordoknak nevezzük.

A táblázat első sora a mezők neveit tartalmazza. A táblázatba bevitt adatok formátumozására nincs szükség, a levélben szereplő adatok végső formátumát a törzsdokumentumban határozzuk meg.

Figyeljünk arra, hogy az adatforrás dokumentum csak és kizárólag a táblázatot tartalmazza, mert már egy felesleges üres bekezdés is hibát okozhat a körlevél készítésekor.

A táblázat adatokkal való feltöltése után mentsük el azt gépünk háttértárára.

a törzsdokumentum létrehozása

A körlevél elkészítésének második lépése a törzsdokumentum létrehozása. Adjuk ki az Eszközök menü Levelek és küldemények  Körlevél varázsló parancsát.

A megjelenő Körlevél munkaablakban többféle dokumentumtípust találunk.

Egy hagyományos levél megszerkesztéséhez válasszuk a Dokumentumtípus kiválasztása csoport Levél választókapcsolóját, majd kattintsunk a Tovább hivatkozásra.

A varázsló második munkaablakában válasszuk ki a körlevél törzsdokumentumát, majd kattintsunk ismét a Tovább hivatkozásra. Ha valamit elrontottunk, akkor a Vissza hivatkozással betölthetjük a varázsló korábbi munkaablakait is.

Az aktuális dokumentum alapján rádiógombra kattintva az éppen használatban lévő dokumentumból alakíthatjuk ki a törzsdokumentumunkat. Ebben az esetben vigyázzunk, hogy ne az adatforrást tartalmazó dokumentumot tegyük törzsdokumentummá.

A Sablon alapján rádiógomb választásakor egy új üres dokumentumot nyit meg a Word a törzsdokumentum számára.

Az Egy már meglévő dokumentum alapján rádiógomb választása esetén egy már korábban elkészített dokumentumunkat választhatjuk ki törzsdokumentumnak.

A címlista meghatározásához a következő munkaablakban kattintsunk a Címzettek kiválasztása csoport megfelelő választókapcsolójára, majd a Tovább hivatkozásra. A Létező listából rádiógomb megnyomása után mint adatforrást használhatjuk fel korábbi Word táblázatunkat. Külső adatforrásokat a Tallózás hivatkozásra kattintva használhatunk fel. Az adatforrás kiválasztását az Adatforrás kijelölése párbeszéd panelen végezhetjük el.

A Megnyitás gombra kattintva megjelenik a Körlevél címzettjei párbeszéd panel.

A párbeszéd panelen látható az adatforrás összes bejegyzése. Az egyes rekordokat a mellettük lévő jelölőnégyzet bejelölésével adhatjuk hozzá a címlistához, illetve a jelölés törlésével távolíthatjuk el.

A lista a rendezés alapjául használni kívánt oszlop címére kattintva rendezhető.

Szükség szerint lehetőségünk van az adatok szűrésére. A szűrőfeltételek megjelenítéséhez kattintsunk valamelyik oszlop címkéjén látható  jelre.

A megjelenő lista többek között a mezőben előforduló egyedi adatok listáját is tartalmazza. Ezek általában a nem zárójeles listaelemek. Valamely egyedi adat kiválasztásának hatására a Word kigyűjti az adatforrás azon rekordjait, melyek az adott elemet tartalmazzák.

Az aktív szűrőfeltételt tartalmazó mező legördülő lista gombján látható háromszög kék színűre változik. Ilyenkor csak a feltételnek megfelelő rekordok látszanak.

Az Üresek feltétel választása esetén azokat a rekordokat jeleníthetjük meg, amelyek az adott oszlopban nem tartalmaznak adatokat. A Nem üresek választásakor az összes olyan rekord megjelenik, amely a szűrőfeltételt tartalmazó oszlopban adatot tartalmaz.

A szűrés megszüntetéséhez az aktív szűrőfeltételt tartalmazó oszlop legördülő listájában válasszuk a Mind listaelemet.

Szűrőfeltételeket egyszerre több oszlophoz is beállíthatunk. Ilyenkor csak az összes feltételnek együttesen megfelelő rekordok jelennek meg a képernyőn.

A Speciális listaelem választásakor saját szűrőfeltételeket adhatunk meg.

A megjelenő párbeszédpanelen egyszerre több szűrőfeltételt is megadhatunk relációk használatával.

A beállítások után kattintsunk a munkaablak Tovább hivatkozására.

A negyedik lépésben új törzsdokumentumot is létrehozhatunk. Ha a már megnyitott dokumentumot akarjuk törzsdokumentumként felhasználni, akkor kattintsunk a Tovább hivatkozásra.

A törzsdokumentum szerkesztésekor a változó adatokra az adatforrásban lévő mezőnevek beszúrásával hivatkozunk. Ehhez álljunk a kurzorral a dokumentumban oda, ahová a körlevélmezőt beszúrni szeretnénk, majd kattintsunk a Körlevél munkaablak További elemek hivatkozására. A megjelenő párbeszéd panelen válasszuk ki a használni kívánt mező nevét majd kattintsunk a Beszúrás gombra.

A Körlevél munkaablak Tovább hivatkozásával a varázsló ötödik munkaablakába lépünk, ahol még az összefésülés előtt ellenőrizhető a mezők feltöltése az aktuális adatelemekkel.

A címzettek között a << és >> gombokkal mozoghatunk. Hosszabb listában használjuk a Címzett keresése hivatkozást. Ha bármelyik címzettet ki szeretnénk hagyni a körlevélből, használjuk a Címzett kihagyása gombot.

Az adatmezőket célszerű még egyesítés előtt a törzsdokumentumban formátumozni.

Az adatmezők formátumozása előtt azokat a határoló jeleikkel együtt kell kijelölni, különben a beállított formátum nem jelenik meg a dokumentumban.

A Tovább gomb használata után, a munkaablak Egyesítés befejezése részében az összeállított körlevél azonnal kinyomtatható. Tanácsos azonban Az egyes levelek szerkesztése hivatkozást választani, mert így még a nyomtatás előtt ellenőrizhető a körlevél.

Az egyesítés eredménye új dokumentumba kerül, ahol a körlevelek egyenként formátumozhatók, módosíthatók. Az új dokumentumban minden egyes levél új szakaszt képez. A Nyomtatás vagy Az egyes levelek szerkesztése hivatkozás választásakor az egyesítés előtt megjelenő párbeszéd panelen megadhatjuk az egyesítendő rekordok számát.

Hosszú listánál érdemes az Ettől – Eddig mezőkben korlátozni az egyszerre egyesítendő rekordok tartományát.

A körlevél eszköztár használata

A törzsdokumentum szerkesztéséhez jól használható a Nézet menü Eszköztárak  Körlevél parancsával megjeleníthető Körlevél eszköztár.

Ezen az eszköztáron megtalálhatók a varázslóban használt legfontosabb parancsok.

A Törzsdokumentum beállítása ikon előre elkészített formátumokkal – például levél- vagy címkeformátummal – beállítja a körlevélhez kiindulópontként használható dokumentumot, vagy a körlevélre vonatkozó információk eltávolításával átalakítja a dokumentumot egyszerű Word dokumentummá.

A dokumentumtípus megváltoztatása esetén a Word kérheti, hogy mentsük a nem mentett változtatásokat, és töröljük a dokumentum tartalmát.

Az Adatforrás megnyitása gomb létező adatforrást csatol az aktív dokumentumhoz, azaz a dokumentumot a körlevél törzsdokumentumává alakítja.

A Körlevél címzettjei gomb megjeleníti a körlevél címzettjeinek érvényesítésére, szűrésére, keresésére és rendezésére használható párbeszéd panelt.

A Címterület beszúrása gomb megjeleníti a körlevélhez használható, a fődokumentumba beszúrható címformátumok listáját tartalmazó Címterület beszúrása párbeszéd panelt. Segítségével gyorsan meghatározhatjuk, hogy miként jelenjenek meg a cím elemei.

A Megszólítás beszúrása gomb a körlevél fődokumentumába beszúrható megszólításformákat jeleníti meg.

A Mezők egyeztetése gombra kattintva egy párbeszéd panel jelenik meg, amelyen az adatforrás mezőihez hozzárendelhetünk olyan mezőket, amelyeket a Word egy körlevélben cím, illetve megszólítás részeként ismer fel. A mezők hozzárendelésével a fődokumentumban könnyebben szúrhatjuk be és kezelhetjük a címeket, illetve a megszólításokat a fődokumentumban.

A Körlevélmezők kiemelése gomb a körlevél mezőit könnyebb megtalálásuk érdekében háttérrel emeli ki.

Az Egyesített adatok megtekintése gomb bekapcsolt állapotában a törzsdokumentumba beszúrt mezőnevek helyén megjelennek az aktuális rekordban hozzájuk tartozó adatok.

Az Előző rekord és Következő rekord gombokkal egyet előre vagy hátra léphetünk az adatforrást tartalmazó táblázat soraiban.

Az Első rekord és Utolsó rekord gombok segítségével a táblázat első, illetve utolsó sorára ugorhatunk.

A Rekordszám mező módosításával az adatforrás tetszőleges rekordjára ugorhatunk.

Az adatforrás rekordjainak utólagos módosításához a Körlevél címzettjei gombot használjuk.

Az adatforrás és a törzsdokumentum egyesítése

Az egyesítés során a Word a körlevél valamennyi példányát automatikusan elkészíti. Ezt a műveletet a levél szétküldési módjától függően többféleképpen végezhetjük el. Az egyesítést kezdeményezhetjük a Körlevél eszköztár Egyesítés új dokumentumba, Körlevél nyomtatóra küldése vagy Egyesítés e-mailbe, illetve Egyesítés faxba gombjai segítségével.

Ha a törzsdokumentum alapjának formalevelet választottunk, az Egyesítés új dokumentumba gombra kattintva valamennyi körlevelet egy új dokumentumban, példányonként külön oldalon helyez el a Word.

Új dokumentum létrehozása esetén a Word a levél valamennyi példányát külön oldalon helyezi el. Az új dokumentumba egyesítés előnye, hogy az elkészült körlevelet nyomtatás előtt még egyszer áttekinthetjük, sőt az egyes leveleket külön formátumozhatjuk is.

A Körlevél nyomtatóra küldése ikonra kattintva az egyesítés eredményét azonnal a nyomtatóra küldjük. Ebben az esetben az egyesítéskor nem készül külön dokumentum a körlevélről.

Az Egyesítés új dokumentumba vagy Körlevél nyomtatóra küldése gombok használata esetén egyaránt megadhatjuk az egyesítendő rekordok körét.

Az Egyesítés e-mailbe gomb használata esetén lehetőségünk van az elektronikus postázás beállítására is. A művelethez az adatforrásban szerepelnie kell egy e-mail címeket tartalmazó mezőnek, amit a párbeszéd panel Címzett listájában kell meg adnunk.

Az Egyesítés faxba ikon csak akkor használható, ha számítógépünkön telepítve van a faxküldés támogatása. Ebben az esetben az adatforrásunknak tartalmaznia kell egy Faxszám mezőt is, amelyre a faxot küldeni szeretnénk.

Ha az elkészült körlevelet később is használni szeretnénk, célszerű a törzsdokumentumot az adatforrással együtt elmenteni gépünk háttértárára. Ha az egyesített dokumentumban hibát fedezünk fel, akkor azt szükség szerint a törzsdokumentumban vagy az adatforrásban kell javítanunk. Ezután a törzsdokumentum és az adatforrás egyesítését meg kell ismételnünk.

Az alábbi képen a körlevél új dokumentumba történő egyesítését láthatjuk.