listák, adatbázisok kezelése

Az Excel adabázis-kezelő funkciója csak korlátozott lehetőségeket biztosít a kifejezetten adatbázis-kezelés céljára készített – pl. a Microsoft Access – programokhoz képest.

adatbázis felépítése

Az Excelben létrehozott adatbázis egy kötött formátumú táblázat. A táblázat egyes oszlopai azonos típusú adatokat tartalmaznak, ezeket mezőknek nevezzük. Az oszlopok első sorában az oszlopok azonosítására szolgáló, úgynevezett mezőnevek találhatók. A sorok a logikailag összetartozó adatokat tartalmazzák, ezek a rekordok. Az adatbázis lehetőség szerint ne tartalmazzon üres oszlopokat és sorokat.

adatbázis létrehozása, FELTÖLTÉSE

Az adatbázis létrehozása a mezőnevek begépelésével kezdődik. Egy adatbázist célszerű elkülönítve, önálló munkalapon létrehozni. A rekordokat az adatok begépelésével, vagy űrlap segítségével is kialakíthatjuk.

Ha az adatbázis még üres, az adatbeviteli űrlap megjelenítéséhez álljunk valamelyik mezőnévre, és adjuk ki az Adatok menü Űrlap parancsát. Ha az adatbázis már tartalmaz rekordokat, az adatbázis bármely kitöltött cellájában állhatunk.

A megjelenő párbeszéd panel címsorában az adatbázist tartalmazó munkalap nevét látjuk.

Az űrlap rovatai az adatbázis mezőinek felelnek meg. Az űrlap rovatai közül a TAB és a SHIFT+TAB billentyűkkel, illetve az egér segítségével választunk. Az űrlapon egyszerre csak egy rekord tartalma jelenik meg. Az aktuális rekord sorszámát és az adatbázis rekordjainak számát a panel jobb felső sarkában olvashatjuk.

Új rekord bevitelekor a sorszám helyén az Új rekord felirat látható. A rekordok között a  és ¯ kurzormozgató billentyűkkel, az ENTER és SHIFT+ENTER billentyűkombinációval, illetve a párbeszéd panelen látható gördítősávval lépegethetünk.

Új rekordot legegyszerűbben az Újat gombra kattintva hozhatunk létre. A rovatokba a hagyományos módon gépeljük be a szükséges adatokat. Az adatbevitel után a ¯ billentyűvel vagy az ENTER billentyűvel a következő rekordra ugorhatunk.

Az aktuális rekord a Törlés gombra kattintva törölhető. Ekkor a rekord véglegesen elvész, melyre az Excel az alábbi panellel figyelmeztet.

Egy rekord módosítás előtti állapotát a rekord elhagyása előtt az Előző állapot gombra kattintva állíthatjuk vissza.

rekordok szűrése

Az adatbázisban lehetőség van bizonyos szempontoknak megfelelő rekordok kikeresésére. Ez az adatbeviteli űrlap segítségével vagy az Excel AutoSzűrő funkciója segítségével is megoldható.

szűrés az adatbeviteli űrlap segítségével

Az Adatok menü Űrlap parancsával megjeleníthető párbeszéd panelen a rekordok bevitelén és módosításán kívül a rekordok szűrésére is lehetőségünk van. A szűrőfeltételek beállításához kattintsunk a Szűrő gombra, majd gépeljük be azokat a megfelelő rovatokba. Ha az aktuális adatbázisra vonatkozóan már adtunk meg szűrőfeltételeket, azok megjelennek a megfelelő rovatokban.

A szűrőfeltételek általában egy relációjelet és az azt követő viszonyítási alapot tartalmazzák. Az alábbi táblázatban az Excelben használható relációjeleket foglaltuk össze.

Relációjel

Beírandó forma

Jelentés

=

=

Egyenlő*

<

<

Kisebb

>

>

Nagyobb

£

<=

Kisebb vagy egyenlő

³

>=

Nagyobb vagy egyenlő

¹

<>

Nem egyenlő (kisebb vagy nagyobb)

*Ha egy szűrőfeltételben nem adunk meg relációjelet, az Excel automatikusan az egyenlő relációt használja.

Ha a relációjeleket szöveges adattípus esetén alkalmazzuk, az Excel a szoros ábécérend szerint dolgozza fel az adatokat. Szöveges adatok szűrésekor módunkban áll * csillag vagy ? kérdőjel helyettesítő karaktereket használni. A csillag tetszőleges hosszúságú szövegrész, míg a kérdőjel egy karakter helyettesítésére szolgál.

Minden mezőhöz csak egy szűrőfeltétel rendelhető. Ha több mezőhöz adunk meg szűrőfeltételt, csak az összes feltételnek megfelelő rekordokat keresi az Excel.

A feltételeknek megfelelő rekordok között az Előzőt és a Következőt gombok segítségével lépegethetünk. A keresés mindig az aktuális rekordtól indul.

Ennek a módszernek a hátránya, hogy nem számolja össze a megadott feltételeknek eleget tevő rekordokat, azokat csak egyenként lehet megtekinteni, valamint a szűrés eredménye nem nyomtatható ki.

az AUTOSZŰRŐ ÜZEMMÓD használata

Az AutoSzűrő üzemmód segítségével az adatok szűrését gyorsan és hatékonyan végezhetjük el, a végeredmény pedig könnyen áttekinthető, kinyomtatható.

Az AutoSzűrő üzemmód bekapcsolásához álljunk az adatbázis egy kitöltött cellájában, majd adjuk ki az Adatok menü Szűrő  AutoSzűrő parancsát. Ezután a mezőnevek mellett legördülő lista gombok jelennek meg.

Az egyes mezőkre vonatkozó szűrőfeltételek beállításához nyissuk le a megfelelő mező legördülő listáját.

A megjelenő lista többek között a mezőben előforduló egyedi adatok listáját is tartalmazza. Ezek általában a nem zárójeles listaelemek. Valamely egyedi adat kiválasztásának hatására az Excel kigyűjti az adatbázis azon rekordjait, amelyek az adott elemet tartalmazzák.

Az aktív szűrőfeltételt tartalmazó mező legördülő lista gombján látható háromszög kék színűre változik. Ilyenkor csak a feltételnek megfelelő rekordok látszanak. Ezek sorazonosítói is kékre változnak.

A szűrés megszüntetéséhez az aktív szűrőfeltételt tartalmazó oszlop legördülő listájában válasszuk a Mind listaelemet.

Szűrőfeltételeket egyszerre több oszlophoz is beállíthatunk. Ilyenkor csak az összes feltételnek együttesen megfelelő rekordok jelennek meg a képernyőn.

Több oszlopra beállított szűrőfeltételeket a legegyszerűbben az Adatok menü Szűrő  Minden látszik parancsával törölhetjük.

A Helyezés listaelem választásakor az aktuális oszlopban szereplő számadatok közül kiválaszthatjuk a legnagyobb vagy legkisebb értékeket. A Helyezés szűrőt csak számadatokra vonatkozóan használjuk.

A bal oldali legördülő lista segítségével a kiválasztott mező első (legnagyobb) vagy utolsó (legkisebb) elemeinek megjelenítése közül választhatunk.

A megjelenítendő adatok mennyiségét – a jobb oldali lista tartalmától függően tételben (darabban) vagy százalékban – a középső léptethető mezőben adjuk meg.

Az Egyéni listaelem választásakor az adatbeviteli űrlap használatakor tanult módszerhez hasonlóan, saját szűrőfeltételeket adhatunk meg.

A panel első legördülő listájában válasszuk ki a feltételhez tartozó relációt. A mellette lévő legördülő listában a viszonyítási alapot kell megadnunk. Ebbe a rovatba tetszőleges adat begépelésére is lehetőségünk van.

A panel alsó két legördülő listája segítségével szükség szerint még egy szűrőfeltételt megadhatunk. A két feltételt az ÉS illetve a VAGY logikai műveletekkel kapcsolhatjuk össze.

Az AutoSzűrő üzemmód kikapcsolását az Adatok menü Szűrő  AutoSzűrő parancsával végezzük.

Az Irányított szűrő használata

Az Excel Irányított szűrő funkciójának használatával az AutoSzűrő funkció szűrőfeltételeinél bonyolultabb szűrőfeltételeket is beállíthatunk. Az Irányított szűrő biztosítja a megadott feltételeknek megfelelő rekordok más cellatartományba történő másolását is.

Az Irányított szűrő használata során a szűrőfeltételeket egy úgynevezett kritériumtáblában foglaljuk össze. A kritériumtábla felépítése az adatbázis felépítéséhez hasonlít. A kritériumtábla első sorában az adatbázis mezőneveit adjuk meg. A mezőnevek sorrendjét kötelező megtartanunk, azonban elegendő csak azon mezők neveit feltüntetnünk, amelyekhez szűrőfeltételt adunk. Egy mezőnevet szükség szerint többször is megadhatunk. A mezőnevek alatti sorokban határozzuk meg a szűrőfeltételeket.

A program az egymás melletti feltételek logikai eredményét ÉS, az egymás alatti feltételek logikai eredményét VAGY kapcsolatba hozza.

A helyben szűrt adatok esetén a megadott feltételeket nem teljesítő rekordokat tartalmazó sorokat az Excel elrejti. Ebben az esetben a könnyebb kezelhetőség érdekében ajánlott, hogy a kritériumtáblát a szűrni kívánt lista alatt helyezzük el.

Amennyiben a szűrőfeltételeknek megfelelő adatokat új cellatartományba másoljuk, de csak egyes mezők tartalmára van szükségünk, írjuk fel a megfelelő mezőneveket a leendő céltartomány első sorába.

A szűréshez álljunk a cellakurzorral az adatbázis bármely cellájába, majd adjuk ki az Adatok menü Szűrő  Irányított szűrő parancsát. A szűréshez szükséges beállításokat a megjelenő párbeszéd panelen állíthatjuk be.

A Listatartomány rovatban a szűrni kívánt lista vagy adatbázis koordinátáit adjuk meg. Ha az Irányított szűrő parancs használata előtt az adatbázis valamely cellájában álltunk, vagy kijelöltük azt, az Excel a Listatartomány rovatot automatikusan kitölti.

A Szűrőtartomány rovatban a kritériumtábla koordinátáit adjuk meg. Mindhárom tartomány megadásánál alkalmazhatunk korábban megadott tartományneveket (például „kritérium”). Így sokkal egyszerűbb a megfelelő terület meghatározása.

Amennyiben a szűrés eredményét egy adott cellatartományba szeretnénk átmásolni, kapcsoljuk be a Más helyre másolja rádiógombot, majd a Hova másolja mezőben adjuk meg a céltartomány koordinátáit. Alaphelyzetben elegendő a céltartomány bal felső cellájának koordinátáját megadnunk.

Ha megadtuk az átmásolni kívánt adatokat tartalmazó mezők neveit, a mezőneveket tartalmazó terület koordinátáit kell megadnunk.

Az Excel a szűréskor minden esetben először kitörli a célterület celláinak tartalmát. Ez alapesetben a céltartomány alatti minden cella törlését jelenti. Amennyiben a céltartomány méretét szeretnénk rögzíteni, a céltartomány beállításakor úgy adjuk meg a koordinátákat, hogy az a mezőneveket tartalmazó soron kívül megfelelő mennyiségű további sort is magában foglaljon.

Ha szűrés közben a kijelölt céltartomány betelik, az Excel egy párbeszéd panellel figyelmeztet, és lehetőséget ad a művelet megszakítására.

Ha a szűrést helyben végeztük, az elrejtett sorok megjelenítéséhez használjuk az Adatok menü Szűrő  Minden látszik parancsát.